TPS et TVQ sur les factures fournisseurs : guide pour les restaurants du Québec
La plupart des factures de fournisseurs au Québec affichent deux taxes de vente : la TPS fédérale et la TVQ québécoise. Voici comment les lire, pourquoi elles méritent chacune leur colonne et ce dont votre comptable a besoin.
Les deux taxes sur une facture au Québec
- TPS — la taxe fédérale sur les produits et services, à 5 %.
- TVQ — la taxe de vente du Québec, à 9,975 %.
Les deux se calculent sur le prix avant taxes : la TVQ ne s’applique pas sur la TPS. Ensemble, elles ajoutent 14,975 % à une ligne taxable. Au Québec, c’est généralement Revenu Québec qui administre les deux taxes.
Toutes les lignes ne sont pas taxables. Les produits alimentaires de base — l’essentiel de ce qu’achète une cuisine, comme les fruits et légumes frais, la viande, le poisson, les produits laitiers et la farine — sont généralement détaxés : aucune TPS ni TVQ n’apparaît sur ces lignes. Les produits d’entretien, les articles jetables et les emballages, ainsi que bien des grignotines et des boissons, sont généralement taxables. La catégorie exacte d’un produit peut être subtile; faites confirmer tout cas inhabituel par votre comptable.
Lire une facture : un exemple
Une livraison d’un fournisseur (chiffres illustratifs) :
| Ligne | Montant | TPS 5 % | TVQ 9,975 % |
|---|---|---|---|
| Fruits et légumes (détaxés) | 420,00 $ | — | — |
| Produits d’entretien (taxables) | 80,00 $ | 4,00 $ | 7,98 $ |
| Total | 500,00 $ | 4,00 $ | 7,98 $ |
TPS : 80,00 $ × 5 % = 4,00 $. TVQ : 80,00 $ × 9,975 % = 7,98 $. Total de la facture : 500,00 $ + 4,00 $ + 7,98 $ = 511,98 $.
À vérifier sur chaque facture :
- Le numéro de TPS du fournisseur (9 chiffres suivis de RT et de 4 chiffres, p. ex. 123456789 RT0001) et son numéro de TVQ (10 chiffres suivis de TQ et de 4 chiffres, p. ex. 1234567890 TQ0001).
- La date et le numéro de la facture, le nom de votre restaurant et la description de ce qui a été vendu.
- Que les taxes ne sont appliquées qu’aux lignes taxables, et que les montants concordent.
Ce qu’une facture doit indiquer dépend en partie de son montant; votre comptable peut vous dire ce qui est exigé pour vos demandes.
Pourquoi suivre la TPS et la TVQ séparément
Si votre restaurant est inscrit aux fichiers de la TPS et de la TVQ, les taxes payées sur vos achats d’entreprise peuvent généralement être récupérées — sous forme de crédits de taxe sur les intrants (CTI) pour la TPS et de remboursements de la taxe sur les intrants (RTI) pour la TVQ. Certains achats font l’objet de restrictions, que votre comptable connaît.
Deux conséquences pratiques :
- Gardez les taxes hors de votre coût des aliments. Si vous les récupérez, elles ne font pas partie du coût des aliments. Additionner le total taxes incluses de chaque facture à vos achats gonfle le coût des aliments — et sur une facture mixte comme celle ci-dessus, l’erreur n’est même pas un pourcentage fixe.
- Gardez les deux taxes dans des colonnes distinctes. Ce sont deux taxes différentes, à des taux différents, déclarées comme des montants distincts. Une seule colonne « taxes » devra être séparée plus tard, généralement par votre comptable, généralement en fin de mois.
Les notes de crédit
Quand un fournisseur vous crédite pour un retour, une livraison incomplète ou une erreur de prix, la note de crédit doit aussi annuler les taxes sur les articles crédités. Dans l’exemple, retourner 40,00 $ de produits d’entretien donnerait :
| Note de crédit | Montant | TPS | TVQ | Total |
|---|---|---|---|---|
| Produits d’entretien retournés | −40,00 $ | −2,00 $ | −3,99 $ | −45,99 $ |
Inscrivez les notes de crédit en montants négatifs, liées au numéro de la facture d’origine, et soustrayez-les de vos achats comme de vos taxes payées. Un crédit sur un article détaxé (par exemple, une caisse de laitue manquante) réduit les achats, mais il n’y a aucune taxe à annuler.
Quoi remettre à votre comptable
- La liste de toutes les factures et notes de crédit des fournisseurs pour la période : date, fournisseur, numéro de facture, sous-total, TPS, TVQ et total, dans des colonnes distinctes.
- Les numéros de TPS et de TVQ du fournisseur pour chacune.
- Les notes de crédit en négatif, associées à la facture qu’elles corrigent.
- Une copie (PDF ou photo) de chaque facture et note de crédit.
- Une courte liste de tout ce qui sort de l’ordinaire : factures sans numéros de taxes, taxes qui ne concordent pas, ou relevés reçus au lieu de factures.
Demandez à votre comptable quel format il préfère — plusieurs travaillent à partir d’un chiffrier ou d’un export qu’ils peuvent importer dans leur logiciel comptable.
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